Chargé de Facturation et Gestion Administrative des Formations H/F - 77

Fondé en 2007, EcoMundo accompagne les entreprises dans la mise en marché de leurs produits grâce à ses solutions logicielles SaaS et son expertise scientifique et réglementaire.
Entreprise innovante et experte dans le domaine des substances chimiques, EcoMundo joue un rôle clé dans la protection de la santé humaine et de l'environnement grâce à ses équipes passionnées.Pour renforcer notre équipe dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recrutons un(e) Chargé(e) de facturation et gestion administrative des formations !

Vos contributions s'articuleront autour des missions suivantes :
- Gestion de la facturation
o Préparer, finaliser et transmettre les factures clients à l'aide des outils en place ;
o Suivre l'état des prestations réalisées et établir les relevés à envoyer aux clients avant facturation ;
o Assurer le suivi des règlements, identifier les impayés et relancer les clients si nécessaire ;
o Mettre à jour et fiabiliser les données de facturation dans les outils internes.

- Gestion administrative des formations
o Élaborer l'ensemble des documents administratifs : conventions, feuilles de présence, attestations, certificats, etc.
o Gérer les inscriptions et assurer la coordination avec les participants jusqu'au jour de la formation ;
o Apporter un soutien logistique et administratif aux formateurs lors des sessions ;
o Collecter et exploiter les retours de satisfaction, en lien avec le service marketing ;
o Rédiger et envoyer les propositions commerciales pour les formations ;
o Mettre à jour les tableaux de suivi liés à l'activité formation (planification, documents, indicateurs).
- Tâches administratives transverses
o Gérer le standard téléphonique ;
o Organiser la signature de documents contractuels via DocuSign ;
o Mettre à jour certains documents de procédure pour garantir leur conformité et leur accessibilité.
Nous recherchons un(e) candidat(e) avec le profil suivant :
- Formation requise : Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, comptabilité ou administration (type BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité-Gestion, BUT GEA ou équivalent). Une formation ou une spécialisation en gestion de la formation serait un plus.
- Expérience : Expérience significative d'au moins 3 ans dans la gestion de la facturation et l'administration. Une expérience complémentaire dans le domaine de la formation professionnelle est un plus.
- Expertise technique : Excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Outlook. La connaissance des outils Pennylane et Wrike est appréciée.
- Compétences linguistiques : Très bonne expression écrite et orale en français. La maîtrise de l'anglais à l'oral est un plus.
- Qualités personnelles : Rigueur, sens de l'organisation et très bon relationnel.
Les avantages de rejoindre EcoMundo :
- Contrat CDD de 5 mois minimum (statut employé, 35h hebdomadaires), avec évolution possible en CDI ;
- 1 jour de télétravail par semaine pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;
- Tickets restaurant, Mutuelle prise en charge à 100 % ;
- Parcours d'intégration complet et formations internes pour accompagner votre développement professionnel ;
- Esprit d'équipe et collaboration : Une équipe solidaire où l'entraide et la coopération sont au coeur de nos projets ;
- Engagement éthique : Signataire de l'initiative #StopE, EcoMundo s'engage pour un environnement de travail responsable et respectueux.

Le processus de recrutement :
- Entretien exploratoire : Un premier échange en visioconférence avec les Ressources Humaines pour comprendre vos objectifs professionnels, vos motivations et vous présenter EcoMundo ;
- Évaluation des compétences : Un entretien avec la Responsable Administrative Commerciale pour évaluer vos compétences techniques, votre expérience et votre adéquation avec le poste et l'équipe. En fonction de votre profil, un exercice